Personvern

1. Innledning
2. Samling av personopplysninger, formål og grunnlag
3. Bruk av personopplysninger til markedsføring og personalisering; formål og grunnlag for behandling
4. Vask og beriking av data
5. Oppbevaring og lagring av personopplysninger
6. Deling av personopplysninger
7. Dine rettigheter
8. Kontaktinformasjon

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan og når vi samler inn, bruker og deler informasjon om deg, og hvilket juridisk behandlingsgrunnlag som ligger til grunn for behandlingen.

Behandlingsansvar

Ahead Group Norway AS (org.nr. 921 186 207) består av de samlokaliserte byråene Oculos AS, 11:11 (Elleve Elleve AS), Bloom Oslo AS og WergelandApenes AS. Selskapene opererer med felles rammeverk for personvern, og har etablert felles kontrollaktiviteter og rutiner. Behandlingsansvaret vil variere avhengig av kontekst og formål med behandlingen, men der selskapene samarbeider om tjenester eller infrastruktur, utøves behandlingsansvaret i fellesskap eller på vegne av hverandre etter etablerte interne retningslinjer.

Oculos AS (Org.nr. 984 459 564) er behandlingsansvarlig for behandling av brukeropplysninger i teknologitjenestene Trigg og Oculos Dialog.

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller

• Du har sendt oss en henvendelse
• Du representerer en av våre kunder
• Du har meldt deg på eller deltatt på et av våre arrangementer
• Du deltar i våre konkurranser
• Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
• Du har søkt jobb hos oss
• Du har kontaktet en av våre ansatte per e-post eller har en forretningsforbindelse med Oculos
• Du er partner eller leverandør
• Du besøker våre nettsider
• Du bruker våre teknologi-tjenester (Trigg og Oculos Dialog)

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller

• Vi leverer tjenester til en av våre kunder der dine persondata er registrert
• Vi bistår våre kunder med rådgivning eller vurderinger av deres innhentede persondata
• Når vi samarbeider med partnere i felles prosjekter, der vi har delt behandlingsansvar, eller er databehandler.

Vi bruker hovedsakelig persondata i følgende sammenhenger

• Direkte markedsføring
• Profilering og analyse
• Digital annonsering med personkobling
• Digital Annonsering og 3.partsverktøy
• Håndtering og kommunikasjon rundt våre arrangementer
• Kundeoppfølging og salgssammenheng
• Forhindre misbruk av tjenestene våre
• Vask av data
• Der det er nødvendig når det gjelder inngåtte avtaler

Du har sendt oss en henvendelse

Henvendelser gjennom våre nettsider, eller til en av våre kundeansvarlige, kan medføre at vi oppretter et kontaktkort for å følge opp prosessen med deg og din bedrift i den perioden dette er relevant. Dersom relasjonen ikke skulle utvikle seg til et kundeforhold vil vi slette denne dataen etter rimelig tid i henhold til Ahead Groups instruks for lagring og sletting av personopplysninger.

Opplysninger vi samler: Navn, telefonnummer, e-postadresse, stilling og arbeidsgiver.

• Formål: Dialog på bakgrunn av henvendelse.
• Juridisk grunnlag: GDPR Artikkel 6 1 f). Behandlingen er nødvendig for å gjøre tiltak på den registrertes anmodning.

Du representerer en av våre kunder

Dersom du representerer en av våre kunder, lagrer vi data på deg i forbindelse med kunderelasjonen. Grunnlaget for denne behandlingen er din rolle hos din arbeidsgiver og avtalen inngått mellom selskapene.

• Opplysninger vi samler: Navn, telefonnummer, e-postadresse, stilling, rolle og arbeidsgiver.
• Formål: Ordrebehandling, levering, fakturering og kundeservice.
• Juridisk grunnlag: GDPR Artikkel 6 1 b). Oppfyllelse av avtale du er del i.

Du har meldt deg på eller deltatt på et av våre arrangementer eller konkurranser

Når du deltar på våre arrangementer eller konkurranser, behandler vi informasjon du oppgir for å administrere deltakelsen. Opplysninger om allergier behandles konfidensielt og slettes kort tid etter arrangementet. Dersom vi deler deltakerlister med medarrangører, informerer vi om dette, samt formål, i påmeldingen.

• Opplysninger vi samler: Navn, telefonnummer, e-postadresse, stilling, arbeidsgiver, matpreferanser, allergier og andre hensyn vi må ta som du oppgir.
• Formål: Gjennomføring av arrangement og kontakt i etterkant.
• Juridisk grunnlag: GDPR Artikkel 6. 1 b). I tilfeller vi deler kundedata med medarrangører med formål å kontakte deg i ettertid vil det være samtykke; GDPR Artikkel 6. 1 a).

Du abonnerer på vårt nyhetsbrev

Dersom du abonnerer på våre nyhetsbrev vil det at vi lagrer informasjon være nødvendig for å sende deg nyhetsbrev samt hvordan du interagerer med våre nyhetsbrev. Dette inkluderer hvilke lenker du trykker på og om du åpner nyhetsbrevet.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav a).

Du har søkt jobb hos oss

Vi behandler jobbsøknaderprimært gjennom rekrutteringsbyråer og deres portaler, og de vil være behandlingsansvarlig. I de tilfeller vi likevel mottar jobbsøknader via e-post vil disse slettes i e-postsystem og lagres midlertidig i SharePoint så lenge det er relevant og i henhold til Ahead Groups instruks for lagring og sletting av personopplysninger, og med tilgang kun for de det er naturlig for, og med søkers samtykke. Det juridiske grunnlaget for behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Bloom behandler jobbsøknader til Bloom Activation gjennom portalen TeamTailor.

Du har kontaktet en av våre ansatte per e-post

Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post vi har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige å lagre. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn omtrent ett år uten grunnlag for dette. Grunnlag for å lagre lenger kan være salgsprosesser, eksisterende kunde- eller partnerrelasjoner eller annet som er relevant for vårt daglige arbeid.

Vi ber om at personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post til oss utover de personopplysninger som naturlig sendes i klartekst ved utsendelse av e-post. Vi tillater ikke mottak av store datamengder gjennom ukrypterte løsninger som e-post. Kontakt dinkontaktperson dersom du har behov for å sende store mengder persondata til oss.

Vi skanner all inn- og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger.

• Juridisk grunnlag og opplysninger vi samler vil være situasjonsbestemt avhengig av kontekst og formål.

Du er partner eller leverandør

Vår instruks er å samle inn og behandle personopplysninger som kun er strengt nødvendig for formålet.

• Opplysninger vi samler: Navn, stillingstittel, arbeidsadresse, e-postadresse, og telefonnummer. Det kan også være finansiell informasjon nødvendig for transaksjoner og regnskap.
• Juridisk grunnlag: GDPR Artikkel 6. 1 b), c) eller f) avhengig av kontekst og formål.

Du har tidligere vært kunde eller leverandør hos oss

Data relevant for tidligere kundeforhold lagres i den periode dette enten kreves av lovgivning i forbindelse med regnskap, eller i den grad dette er styrt av avtaler mellom bedriftene som har inngått avtale med oss. I den grad dokumentasjon er nødvendig etter avsluttet kundeforhold beholder vi denne dataen. Dette gjelder også partnerskap eller leverandørforhold.

• Juridisk grunnlag: GDPR Artikkel 6. 1 f) og hvis lovkrav; c).

Du besøker våre nettsider

Vi samler inn informasjon om hvordan nettsidene våre brukes, for å forstå trafikkmønstre og forbedre brukeropplevelsen. Dette inkluderer blant annet hvilke sider som besøkes, tidspunkt for besøk og generell teknisk informasjon om nettleser og enhet. Vi bruker analyseverktøy som ikke lagrer eller leser data fra enheten din, med mindre du har gitt samtykke til det. Når mulig, benytter vi teknikker som anonymisering av IP-adresse og aggregering av data for å redusere personvernpåvirkningen. Bruk av informasjonskapsler og analyseverktøy reguleres også av ekomloven. Dette betyr at vi kun setter informasjonskapsler eller lignende teknologi for analyseformål dersom du har gitt samtykke, med mindre det er snakk om teknisk nødvendige funksjoner. Siden vi drifter flere ulike nettsider, henviser vi til den respektive cookie-erklæringen som gjelder for hvert domene. Der finner du mer informasjon om hvilke informasjonskapsler som brukes, hva de brukes til, og hvordan du kan administrere dine valg.

Noen av våre nettsider benytter informasjonskapsler (cookies) for å forbedre din brukeropplevelse og samle inn data om hvordan du interagerer med nettsiden vår. Informasjonskapsler er små tekstfiler som blir lagret på din enhet ved besøk på vår nettside, og de hjelper oss å huske dine preferanser og tidligere handlinger.

Du kan når som helst velge å deaktivere informasjonskapsler gjennom innstillingene i din nettleser. Vær imidlertid oppmerksom på at dette kan påvirke nettsidens funksjonalitet.

Informasjonskapslene vi bruker kan kategoriseres som følger:

• Nødvendige/Tekniske informasjonskapsler: Disse er essensielle for at du skal kunne navigere på nettsiden og bruke dens funksjoner, som for eksempel å logge inn eller huske hva som er i handlekurven din. Bruken av disse er basert på vår berettigede interesse i å sikre en stabil og sikker drift av nettsiden.
• Funksjonelle informasjonskapsler: Disse informasjonskapslene forbedrer brukeropplevelsen ved å huske innstillinger og valg, som språkpreferanser eller tilpasninger av grensesnittet. De er ikke strengt nødvendige for at nettstedet skal fungere, men gjør bruken mer smidig og tilpasset.
• Analyse-informasjonskapsler: Disse informasjonskapslene hjelper oss å forstå og forbedre vår nettside ved å samle informasjon om hvordan besøkende bruker den. Ditt samtykke til disse innhentes gjennom en samtykke-popup.
• Annonserings-informasjonskapsler og Deling med tredjeparter: Disse informasjonskapslene brukes for målrettede annonser, for å dele informasjon med tredjeparter for å optimalisere annonser og for å gjøre analyse. Disse tredjepartene er Google, Facebook og LinkedIn. Ditt samtykke til disse innhentes gjennom en samtykke-popup. Uten dette samtykket vil du fortsatt kunne se annonser fra oss på andre plattformer, men de vil ikke være basert på din personlige data fra våre nettsider.

Merk: Samtykke til bruk av informasjonskapsler kan du når som helst trekke tilbake. Vi er forpliktet til å respektere dine valg og beskytte din personlige informasjon i henhold til gjeldende personvernlover.

Det juridiske behandlingsgrunnlaget er GDPR Artikkel 6 1) f) for nødvendige informasjonskapsler og for analyse-, annonserings- og tredjepartsinformasjonskapsler er det Artikkel 6 1) a).

Skjema og påmeldingsløsninger

På våre nettsider er det mulig å bruke ulike registreringsskjema enten tilknyttet arrangementer, booke tjenester eller for å bli kontaktet. Dersom du gir oss data her, vil vi i den grad det er nødvendig for de overnevnte behov behandle persondata om deg. Vi behandler de data som du oppgir i skjema. I tillegg så gir en av våre skjemaløsninger også lokasjons- og opprinnelse-data. Dette er derimot data vi ikke lagrer og behandler.

Det juridiske behandlingsgrunnlaget er GDPR Artikkel 6 1) b).

Du bruker teknologi-tjenestene Trigg eller Oculos Dialog

Trigg

Trigg Loyalty mottar, og behandler data på vegne av våre brukere og fungerer som et mellomlag for fasilitering av bonuser, kampanjer og kuponger. Oculos AS er ansvarlig for Trigg, og er en databehandler på vegne av leverandører og brukere av Trigg. Brukerne er dataansvarlige. Typer av data som blir behandlet er transaksjonsdata og kundeidentifikator.

Oculos er dataansvarlig når det gjelder brukeropplysninger. Brukeropplysninger brukes ikke til noe annet formål. Brukeropplysninger er navn, mobilnummer, e-postadresse og rolle. Hvis du registrerer deg i vårt kontaktskjema for demo, vil vi kun bruke disse opplysningene for å kontakte deg. Det juridiske behandlingsgrunnlaget er GDPR Artikkel 6 1) b).

Oculos Dialog

Oculos Dialog er en CRM og Marketing Automation Plattform hvor vi behandler data på vegne av våre kunder med kundeprofiler og tilhørende data, segmenteringsverktøy, oppsett og utsendelser av e-post og SMS-kampanjer, samt automasjoner. Oculos AS er ansvarlig for Oculos Dialog, og er en databehandler på vegne av leverandører og brukere av Oculos Dialog. Brukerne er dataansvarlige. Oculos er dataansvarlig når det gjelder brukeropplysninger. Brukeropplysninger er navn, mobilnummer, e-postadresse og rolle. Brukeropplysninger brukes ikke til noe annet formål. Det juridiske behandlingsgrunnlaget er GDPR Artikkel 6 1) b).

Datasikkerhet

For å sikre dataene på våre lojalitetsplattformer, implementerer vi flere viktige sikkerhetstiltak: Først og fremst krever tilgang til vårt system at spesifikke API-nøkler brukes. Dette betyr at kun godkjente enheter og tjenester, som har fått tildelt en unik nøkkel, kan koble seg til våre servere. I tillegg praktiserer vi en streng hvitelisting av IP-adresser. Dette innebærer at kun forhåndsgodkjente IP-adresser får tilgang til våre systemer, noe som betydelig reduserer risikoen for uautorisert tilgang og sikkerhetsbrudd. Disse tiltakene er i tråd med ISO 29001-standarder, som reflekterer vår forpliktelse til å opprettholde høyeste nivå av datasikkerhet.

Direkte markedsføring

Er du kunde hos oss kan vi sende vi deg nyhetsbrev basert på kundeforholdet. Er du ikke kunde, sender vi nyhetsbrev og annen digital kommunikasjon basert på dine innhentede samtykker.

• Formål: Å informere deg om våre tjenester og faglige råd og tips.
• Juridisk grunnlag: Det juridiske behandlingsgrunnlaget er GDPR Artikkel 6 1) f) iht markedsføringsloven 15 (3) for kunder a) for øvrige abonnenter.

Profilering og analyse

Vi ønsker i noen sammenhenger å tilby en mer personlig og tilpasset opplevelse innen markedsføring, kommunikasjon, og våre tjenestetilbud. For å oppnå dette, kan vi anvende informasjon som ditt navn, kontaktdata, ditt kundeforhold med oss, din bruk av våre tjenester, og annen informasjon du har delt med oss. Denne praksisen, kjent som profilering, vil kun forekomme når det er rimelig å forvente det. Vårt mål er å utføre grundige analyser og segmentering for å bedre forstå dine interesser og behov. Dette tillater oss å identifisere de mest relevante målgruppene for vår kommunikasjon, slik at vi kan tilby deg den mest verdifulle og tilpassede opplevelsen.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 f) for kunder og deltakere på våre arrangementer. For øvrige vil grunnlaget være GDPR Artikkel 6 nr. 1 a).

Du kan be om en begrensing av profilering basert på dine kundedata til profilering, samt reservere deg i de situasjoner det er mulig.

Digital annonsering med kundekobling

Noen av våre selskaper tilbyr digital annonsering basert på din CRM-profil hos oss. Har du takket ja til digital annonsering, vil vi kunne annonsere i digitale nettverk ved at vi gjør såkalt kundelistematching med e-post og mobilnummer som eneste datapunkt. Hvis du senere velger å trekke tilbake ditt samtykke til digital annonsering, gjør vi oppmerksom på at det kan oppstå forsinkelser før endringen trer i kraft i nettverkene våre.

Vi kan bruke tvilling-analyse for å identifisere potensielle nye kunder med liknende interesser og behov som våre eksisterende medlemmer. Formålet med behandlingen er å nå nye kunder og utvide vår kundebase og grunnlaget for behandlingen er iht. GDPR Artikkel 6 nr. 1 f) Berettiget interesse. Dette gjelder kun medlem som har samtykket til digital annonsering basert på sin profil, og tvilling-analyse ses som en naturlig utvidelse av dette formålet, og er i tillegg ikke direkte rettet mot den registrerte.

For tiden annonser vi i følgende nettverk: Meta (Facebook) og LinkedIn.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 a).

Ønsker du å fjerne samtykke til digital annonsering, gjøres det ved å kontaktadressene oppgitt på de ulike selskapers nettsider.

Digital Annonsering og tredjeparts verktøy

På noen av våre nettsider benytter vi verktøy for besøksanalyse og målrettet annonsering. Formålet er å forstå bruksmønstre, forbedre innholdet og vise mer relevante annonser i digitale kanaler.

Slike verktøy benytter informasjonskapsler og lignende teknologi, og behandlingen skjer kun der du har gitt gyldig samtykke, i samsvar med ekomloven og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Hvilke verktøy som benyttes på hvert nettsted, og hvordan du kan administrere dine valg, fremgår av den respektive cookie-erklæringen og samtykkeløsningen på det aktuelle domenet.

Markedsundersøkelser, fokusgrupper og intervjuer

Vi gjennomfører fra tid til annen markedsundersøkelser for å få innsikt i brukeratferd, preferanser og behov. Dette kan skje i form av spørreundersøkelser, intervjuer eller fokusgrupper – både i egen regi og på vegne av kunder vi bistår.

Deltakelse er frivillig, og du vil få tydelig informasjon om formål, bruk av data og graden av anonymitet før du eventuelt velger å delta.

Behandlingsgrunnlag: Når undersøkelsen innebærer behandling av personopplysninger, skjer dette med grunnlag i ditt samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a).

Dersom en undersøkelse ikke er fullstendig anonym og du ønsker å trekke tilbake dine svar, kan du kontakte oss. Vi vil da gjøre det som er mulig for å slette eller anonymisere dine opplysninger, med mindre dataene allerede er aggregert eller anonymisert.

Vask av data

I henhold til Personvernsforordningens artikkel 5 d) skal personopplysninger være korrekte og oppdaterte, og det må gjøres tiltak i henhold til dette.Vi oppdaterer derfor fra tid til annen våre kontaktdata i mottakerdatabase med informasjon tilgjengelig fra offentlige registre der det finnes gyldig behandlingsgrunnlag.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Beriking av data

Som utgangspunkt beriker vi ikke med annen informasjon enn den som våre kunder selv har gitt. Men i tilfeller hvor vi mangler primære kontaktdata på kunder, kan det være vi beriker kundeprofil med helt grunnleggende data; navn, mobilnummer, samt rolle hos kunde (daglig leder eller styreverv) med informasjon tilgjengelig fra offentlige registre.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil da være GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Våre systemer er primært driftet på servere innenfor EØS, men i enkelte tilfeller kan data bli behandlet utenfor EØS, for eksempel ved systemvedlikehold eller supporttjenester levert av våre eksterne leverandører.

Når vi behandler personopplysninger på vegne av våre kunder, skjer dette alltid i henhold til en databehandleravtale mellom partene. I tilfeller hvor data behandles utenfor EØS, krever vi at databehandleren enten:

• Er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework (DPF), eller
• Har inngått EU-kommisjonens standardavtaler for overføring av personopplysninger (SCCs) med nødvendige supplerende tiltak.

Vi vurderer regelmessig våre databehandlere og overføringsmekanismer for å sikre at dine opplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Sletting

Vi lagrer ikke personopplysninger lengre enn nødvendig. Dette vurderes ut fra formålet med behandlingen, eventuelle lovpålagte krav, og vår interne slettestrategi.

Ahead Group har etablert felles retningslinjer og rutiner for lagring og sletting av personopplysninger. Alle selskaper i konsernet er forpliktet til å etterleve disse, og det gjennomføres regelmessige kontroller og stikkprøver for å sikre etterlevelse.

Dersom du ønsker mer informasjon om hvor lenge dine opplysninger lagres i en konkret sammenheng, kan du kontakte det aktuelle selskapet. Se kontaktinformasjon i punkt 8.

Vi deler ikke personopplysningene dine med andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for en slik deling. Der vi benytter databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne, inngår vi nødvendige avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Dersom du ønsker nærmere informasjon om hvilke systemer som benyttes i et konkret selskap eller sammenheng, kan du kontakte det aktuelle selskapet direkte. Kontaktinformasjon finnes i punkt 8. 

Du har følgende rettigheter i henhold til GDPR:

• Innsyn: Du kan be om en kopi av personopplysningene vi behandler om deg (Art. 15).
• Retting: Du kan be oss korrigere feilaktige eller ufullstendige opplysninger (Art. 16).
• Sletting: Du kan be om sletting av personopplysninger som ikke lenger er nødvendige (Art. 17).
• Begrensning av behandling: Du kan be oss begrense behandlingen av dine opplysninger i visse situasjoner (Art. 18).
• Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert personopplysninger du har gitt oss, i et strukturert, maskinlesbart format (Art. 20).
• Protestere mot behandling: Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse eller direkte markedsføring (Art. 21).
• Automatiserte avgjørelser og profilering: Du har rett til å ikke være underlagt en avgjørelse som kun er basert på automatisert behandling, dersom denne har rettslige eller vesentlige konsekvenser for deg (Art. 22).

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, kan du kontakte Privacy Manager i Ahead Group Norge, Jørn Eriksson, på jorn.eriksson@oculos.no. 

Du kan også bruke kontaktinformasjon oppgitt på de ulike selskapers kontaktsider.

Gjelder henvendelsen din behandling vi gjør på vegne av våre mange kunder, ber vi deg kontakte dem først, så vil de henvende seg videre til oss i tråd med våre avtaler. Dette gjør at din henvendelse blir behandlet så raskt som mulig.

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 17.06.2025.